Gestión eficaz de proyectos: estrategias para el éxito en la planificación y ejecución de proyectos

Los proyectos atraviesan todos los ámbitos de nuestra vida: desde la educación hasta el ámbito empresarial, la eficaz ejecución de un plan garantiza los mejores resultados del grupo. Sin embargo, ¿cuáles son los mejores consejos a la hora de planificar y llevar a cabo estos proyectos? Aquí te proponemos una guía.

ANTES DE EMPEZAR: ¿QUÉ ES UN PROYECTO?
Sin importar dentro de qué categoría se ubique (desde proyectos productivos, relacionados con la economía, hasta proyectos públicos, relacionados con la población, sin dejar de lado proyectos científicos, entre otros), un proyecto es toda aquella planificación que cuenta con objetivos coordinados e interrelacionados a cumplir.
A la hora de elaborarlos, se deben tener en cuenta factores como: tiempo (el periodo durante el cual se va a expandir), alcance, costo o recursos, la organización de tareas y el reparto de estas tareas y funciones.
Estos proyectos se suelen dividir en diferentes etapas, dentro de las que se encuentran:

IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y EVALUACIÓN INICIAL
Relacionada con las preguntas ¿qué se propone? y ¿qué alcance tendrá? Para llegar a estas respuestas, se debe reconocer una necesidad o una oportunidad (basados en necesidades insatisfechas, potencialidades o búsqueda de complementos o refuerzos para actividades) a partir de la cual empezar a trabajar.

DISEÑO Y EJECUCIÓN
Una vez identificado el objetivo principal, se debe responder a ¿Qué estrategias y tácticas son las más eficientes? Así, se lleva a cabo la planificación y la puesta en marcha. Durante este proceso, las evaluaciones de desempeño acompañan el proceso para medir y acompañar el desarrollo de las actividades y ayudan a ajustar los procedimientos para lograr resultados más eficaces.

EVALUACIÓN FINAL
Esta evaluación considera los resultados finales. Cuando se llega a la conclusión, se deben contrastar los resultados esperados con los obtenidos.

PROYECTOS EXITOSOS: CONSEJOS PARA LOGRAR RESULTADOS MÁS EFICIENTES
¿Cómo hacer para crear un proyecto efectivo desde el inicio? Algunos consejos son:

Dentro de la planificación

La elaboración de una secuencia de pasos debe tener en cuenta ciertos factores, tales como:

Alcance
¿Cuáles son las expectativas de este proyecto? Una vez que se tiene en claro el objetivo, se podrán definir los planes y las responsabilidades. El propósito fundamental debe estar lo suficientemente detallado como para que no existan confusiones y para que el resto de las actividades se puedan definir con precisión.

Algunos elementos a considerar dentro de este apartado son la gestión de recursos (cantidad de profesionales y de horas de trabajo, los equipos y materiales necesarios. Es importante calcular la rentabilidad del proyecto antes de comenzarlo) y la gestión y organización de tareas (las evaluaciones constantes serán fundamentales para entender a qué tarea se debe dar prioridad).

Tiempos
Retrasos, imprevistos y otros factores que pueden surgir a lo largo del camino: son muchas las eventualidades que pueden surgir en cada proyecto. Es por esto que es importante decidir, desde el comienzo, cuáles son los hitos claves y sus tiempos de entrega.

Trabajo en grupo
El trabajo en equipo será más eficiente si las personas involucradas son las adecuadas. La selección del personal y de los recursos asignados es un factor clave, por lo que debe evitarse la contratación de materiales de bajo nivel. Dentro del equipo, es necesario revisar que los cronogramas y la carga de trabajo sean armónicas. Por su parte, los líderes deberán medir que esto suceda, además de comunicar detalladamente las tareas a sus grupos y de acompañarlos durante los cambios que surjan dentro del proyecto.

Comunicación
Entre líderes y grupo, entre los miembros del equipo, entre líderes y cliente: la comunicación es un factor importante a la hora de comunicar claramente los objetivos, de prevenir riesgos y de evaluar constantemente el desempeño y el cumplimiento de tareas, de manera que se llegue mejor a los resultados esperados.

Evaluaciones de desempeño
Las evaluaciones de desempeño miden el rendimiento, la productividad y la conducta profesional, lo que permite rastrear, a nivel individual, el nivel de cumplimiento. Sin embargo, también sirve para medir talentos, detectar debilidades y mejorar la calidad de trabajo y las relaciones con los compañeros.

No importa el tipo, el tiempo o el alcance del proyecto: una planificación adecuada llevará a los resultados deseados. Los proyectos atraviesan nuestras actividades cotidianas: garantiza el éxito del tuyo.